Według danych z raportu Economist Impact i Iron Mountain blisko 82% specjalistów HR ma świadomość, że wypracowanie odporności organizacyjnej wymaga ścisłej współpracy międzydziałowej. Obserwowalne w czasie pandemii korzyści dla polityki personalnej dodatkowo zwiększyły otwartość na wspólne działania pracowników działów kadrowo-płacowych. Jednak wciąż ostrożnie podchodzą do outsourcingu, który wymaga przekazania zasobów poza firmowe struktury. Choć trend na digitalizację HR rozwija się stopniowo od niespełna 4 lat, prawdziwy boom dopiero przed nami.
Komentarz ekspercki Moniki Kobylińskiej, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.
Według badań zrealizowanych przez Economist Impact na zlecenie Iron Mountain nawet 82% specjalistów HR dostrzega obecnie konieczność współpracy międzydziałowej w celu efektywnej budowy odporności biznesowej w całej organizacji. Bez wątpienia na większą otwartość wobec wspólnych inicjatyw w ramach firmowych struktur miał wpływ okres pandemii, przed którym zainteresowanie takimi działaniami deklarowało zaledwie 46% pracowników obszarów kadrowo-płacowych[1]. Utrzymanie ciągłości funkcjonowania w czasach coraz częstszych, niespodziewanych zakłóceń stało się nadrzędnym priorytetem organizacji i z pewnością w najbliższych latach nim pozostanie. Działy HR mają świadomość swojej roli w kształtowaniu tzw. business resilience. W minionych miesiącach specjaliści mieli okazję dostrzec je na własne oczy, a dziś dodatkowo potwierdzają je wyniki badań rynkowych. Dane z raportu Economist Impact udowadniają istnienie silnej korelacji między elastycznością biznesu a kluczowymi wskaźnikami efektywności operacyjnej, również w zakresie kadrowo-płacowym. Blisko 42% przedsiębiorstw deklarujących pełną gotowość na niespodziewane zdarzenia warunkujące sposób funkcjonowania firmy skutecznie dba o pozytywne doświadczenia pracowników, a 33% odnotowuje lepszą efektywność w zarządzaniu talentami. W przypadku organizacji, które zbagatelizowały kwestię odporności, odsetki są istotnie niższe i wynoszą analogicznie 29 i 10%.
Choć obserwujemy aktualnie zdecydowanie większą otwartość działów HR, uchodzących dotychczas za stosunkowo hermetyczne, na różnorodne działania wewnątrz organizacji, a także dojrzałość technologiczną, w mojej opinii wciąż powszechne są ich obawy wobec outsourcingu. Niechęć do przekazania dokumentów personalnych zewnętrznym podmiotom oraz pozorna utrata kontroli nad zasobami stanowią najczęstszą barierę przed wdrożeniem e-teczki pracowniczej. Uważam, że wynika ona przede wszystkim z obowiązujących przez wiele lat przepisów, które wymagały od biznesu przechowywania dokumentów pracowniczych w formie papierowej oraz prowadzenia fizycznych archiwów, do czego trwale przyzwyczaiły się działy kadrowo-płacowe. Korzyści z digitalizacji teczek pracowniczych są niekwestionowane, a w czasie pandemii, która zmusiła nas do nagłego przeniesienia życia zawodowego do własnych domów, dodatkowo zyskały na znaczeniu. Są to m.in. nieograniczony dostęp do zasobów z dowolnej lokalizacji, wyłącznie dla uprawnionych osób, skrócenie czasu na odnalezienie konkretnego dokumentu do zaledwie kilkunastu sekund, optymalizacja kosztów związanych z utrzymaniem archiwum, a przede wszystkim możliwość oddania żmudnych obowiązków „w ręce technologii” na rzecz zadań strategicznych. Należy mieć przy tym świadomość, że pracodawcy mają możliwość prowadzenia teczek personalnych wyłącznie w postaci elektronicznej dopiero od początku 2019 r., kiedy to weszły w życie przepisy w ramach rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wówczas w praktyce rozpoczął się trend na digitalizację HR, który stopniowo rozwija się do dziś. Warto jednak zaznaczyć, że transformacja, przede wszystkim w obszarze świadomości i postaw pracowników, zachodzi powoli, a przez niespełna 4 lata nie miała szansy w pełni rozwinąć skrzydeł. Jestem przekonana, że prawdziwie lawinowy wzrost zainteresowania cyfryzacją teczek personalnych dopiero przed nami. Konsekwentne edukowanie biznesu to czasochłonny proces, który przy odpowiednim zaangażowaniu w długoterminowej perspektywie daje gwarancję efektów.
Blisko 54% specjalistów HR uważa, że to ich działy odpowiadają za stworzenie procedur i norm, które kształtują kulturę w całej organizacji[2]. W pełni się zgadzam się z tą opinią, dlatego też dostrzegam ogromny potencjał w przyspieszeniu cyfrowej transformacji w Polsce, koncentrując działania promujące innowacyjność w obszarze personalnym. Ponad 80% pracowników działów kadrowo-płacowych deklaruje chęć poznawania nowych technologii, aby wdrożyć je do codziennej pracy, przez co nie mam wątpliwości, że inicjatywy edukacyjne trafiają na bardzo podatny grunt[3].
